Que çe soit pour aménager dans des locaux plus grands pour accueillir une plus grande équipe, ou moins grands pour réduire les charges, pour simplement changer d’emplacement ou encore pour un bail qui arrive à sa fin; les déménagements font partie de la vie des entreprises. Cet événement souvent délicat demande une préparation en amont pour s’assurer du bon déroulement des opérations.
Voici donc quelques points essentiels pour vous aider à préparer un déménagement.
1- Choisissiez un gestionnaire de projet
Pour vous assurer le bon déroulement du déménagement, désignez un responsable de projet. Ce dernier sera responsable de toutes les décisions et de la gestion des différentes étapes du déménagement.
2- Établissez un budget
Que ça soit pour le nouveau mobilier, pour l’entreprise de déménagement, le stockage ou encore les assurances; le déménagement a un coût important. Il faudra donc veiller à lister toutes les sources de dépenses pour éviter les imprévus et ne pas dépasser votre budget initial.
Pour un déménagement d’entreprise, il faut en moyenne prévoir entre 250 et 300 euros par poste de travail.
3- Choisissez un professionnel du déménagement
Dans la plupart des déménagement d’entreprise, il est nécessaire de faire appel à un professionnel du déménagement pour vous aider. Sélectionnez quelques entreprises et comparez les devis pour choisir celle qui vous conviendra le mieux.
4- Déterminez une date de déménagement
La date est un élément primordial du déménagement et ne doit pas être choisie au hasard. L’idéal est de prévoir une le déménagement à une période de l’année où les employés de votre entreprise sont moins occupés et que l’activité est ralentie. Aussi, vous pouvez choisir de déménager le week-end pour minimiser l’impact sur vos équipes.
5- Communiquez avec votre équipe
Pour éviter des incompréhensions ou des problèmes de coordination, il est essentiel d’informer votre équipe et les divers intervenants comme le vitrier 75003 sur les différentes étapes du déménagement et leur expliquer comment se déroulera la transition vers les nouveaux bureaux.
6- Prévenez vos fournisseurs et clients si besoin
Si votre entreprise reçoit de la marchandise ou qu’elle reçoit vos clients dans les bureaux, il est important de prévenir ces derniers du changement d’adresse.
Aussi, plusieurs semaines avant le déménagement, prenez contact avec vos fournisseurs de systèmes téléphoniques et systèmes informatiques. Si votre système téléphonique est obsolète, pensez à passer à la téléphonie VoIP qui vous permettra d’économiser sur les frais de câblages.
7- Préparez un plan d’aménagement pour le futur bureau
Vus futurs bureaux auront certainement une forme différente que les anciens. Prenez du temps avec votre équipe pour savoir comment ils souhaitent aménager ce nouvel espace, comment ils souhaitent répartir les différents départements et les espaces de travail, etc.
8- Prévoyez des espaces de stockage
Si vous vous retrouvez avec du matériel en trop et pas d’espace pour le stocker, vous pouvez faire appel à des entreprises qui proposent des espaces de stockage sécurisés tel que Berton box.
9- Modifiez votre adresse sur vos supports de communication et faites les changements d’adresse auprès des services administratifs
Pour éviter de recevoir du courrier dans votre ancien bureau, assurez-vous d’effectuer le changement d’adresse auprès de tous les services administratifs tels que les impôts, EDF, etc.
Aussi, si vous possédez des supports de communication où figure votre adresse, pensez à les faire modifier.
10- Prévoyez le nettoyage de vos anciens bureaux
C’est la dernière étape avant de quitter vos anciens locaux : le nettoyage. Vous pouvez faire appel à une entreprise de nettoyage professionnel qui saura rendre vos bureaux aussi propres qu’au 1er jour!
Une fois toutes ces étapes validées, il ne reste plus qu’à profiter de vos nouveaux bureaux, bon déménagement!
